DATABESKYTTELSESPOLITIK

Formål

Beskyttelse af dit privatliv er vigtigt for os. Formålet med denne databeskyttelsespolitik er at beskrive, hvordan vi indsamler, opbevarer, anvender og videregiver dine personoplysninger, når du bruger vores produkter og tjenester, vores websites eller interagerer med ALD SA eller ALD Automotive A/S i Danmark.

Databeskyttelsespolitikken har desuden til formål at præcisere de forhold, der styrer, hvordan vi behandler og beskytter oplysningerne.

Generelle principper

ALD Automotive har forståelse for dine bekymringer vedrørende fortroligheden af dine personoplysninger. Herunder er en beskrivelse af, hvordan vi indhenter og bruger oplysningerne, og hvad dine rettigheder er. Du bedes læse dette omhyggeligt, så proceduren kan blive så rimelig, gennemsigtig og sikker som muligt.

Følgende principper er afgørende for, hvordan vi behandler dine personoplysninger

  • Gennemsigtighed og rimelighed: Når vi indsamler og behandler dine personoplysninger, informerer vi dig om, hvem der indsamler og modtager disse data, og om grunden hertil. Når det er påkrævet ifølge loven, sørger vi altid for at indhente dit forudgående samtykke (f.eks. før indsamling af følsomme oplysninger eller fremsendelse af direkte markedsføringsmateriale). Vi bruger aldrig dine personoplysninger til formål, der er uforenelige med de formål, som er beskrevet her.
  • Legitimitet: ALD Automotive indsamler eller behandler ikke personoplysninger uden en lovlig grund. Vi bruger kun dine personoplysninger til relevante forretningsmæssige formål (f.eks. til at levere tjenester, administrere kunderelationer, administrere kundernes vognpark, foretage nøjagtig fakturering, udføre markedsføringsaktiviteter, foretage profilering for bedre at kunne betjene kunderne, udføre tilfredshedsundersøgelser eller udarbejde udkast til rapporter og overholde vores retlige forpligtelser).
  • Minimering: Vi indsamler kun de personoplysninger, der er strengt nødvendige for databehandlingen, som beskrevet i dette dokument. Vi indsamler kun følsomme oplysninger, hvor det er relevant. Vi træffer alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at de personoplysninger, vi har om dig, er korrekte, fuldstændige og ajourførte.
  • Beskyttelse af privatlivets fred: Vi bestræber os på at sikre beskyttelse af privatlivets fred, når vi implementerer behandling af personoplysninger. Til dette formål kan vi også foretage konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse for at sikre, at vores sikkerhedsforanstaltninger er passende, og at dine oplysninger er beskyttet.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger vedrørende opfyldelsen af en kontrakt med ALD Automotive i henhold til forældelsesfristen for civilretlige krav.

I tilfælde af retssager kan vi opbevare dine personoplysninger, indtil den pågældende retssag er afsluttet, herunder eventuelle ankefrister. Derefter vil vi enten slette eller arkivere dem i henhold til gældende lovgivning.

Til markedsføringsformål opbevares oplysningerne i samtykkets gyldighedsperiode og i ét år efter vores sidste kontakt.

Til andre formål, herunder lovpligtig dokumentation og overholdelse af retlige forpligtelser, opbevares oplysningerne så længe, det er påkrævet ved lov.

Under alle omstændigheder vil dine personoplysninger ikke blive opbevaret i en form, der gør det muligt at identificere dig, i længere tid, end hvad der er nødvendig for, at ALD Automotive kan opnå det formål, hvortil de blev indsamlet eller behandlet, eller i henhold til gældende lovgivning.

Hvordan sikrer vi dine personoplysningers sikkerhed og integritet?

Vi beskytter dine oplysninger i form af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (herunder undervisning og uddannelse af relevant personale) mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, hændeligt tab eller ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang samt mod alle andre ulovlige former for behandling.

Kun de arbejdsgrupper og medarbejdere, der har brug for at kende dine oplysninger i virksomheden, har adgang til dem. Vi sørger for at implementere administratorrettigheder og -politikker i vores virksomhed, og vi træffer alle foranstaltninger for at sikre, at medarbejdere, rådgivere og serviceudbydere behandler dine filer i strengeste fortrolighed.

Hvordan kan du give udtryk for dine præferencer angående brug af dine personoplysninger?

Du kan til enhver tid udøve de rettigheder, der er anført i følgende afsnit, ved at kontakte ALD Automotives databeskyttelsesmedarbejder på data_protection.denmark@aldautomotive.com, der vil håndtere din anmodning.

Tilbagetrækning. I de tilfælde, hvor du tidligere har givet dit samtykke til, at dine oplysninger kan behandles, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev foretaget på grundlag af samtykket inden tilbagetrækningen.

Adgang. Du kan anmode om adgang til de personoplysninger, vi opbevarer om dig. Hvis du fremsætter en sådan anmodning, giver vi dig alle oplysninger om formålet med behandlingen, kategorier af oplysninger, der behandles, kategorier af modtagere, vilkår for opbevaring af oplysningerne, din ret til at berigtige, slette eller begrænse de oplysninger, der er adgang til, hvis det er relevant, osv.

Portabilitet. Du kan også få en kopi af de personoplysninger, vi har om dig i vores fortegnelser, i et kompatibelt format og en struktur, der gør det muligt for dig at udøve din ret til dataportabilitet.

Begrænsning. Du kan anmode om en begrænsning i følgende tilfælde:

  • i en periode, så ALD Automotive kan bekræfte nøjagtigheden af dine personoplysninger i det tilfælde, at du bestrider nøjagtigheden af dine personoplysninger
  • hvis behandlingen er ulovlig, og du ønsker at begrænse dine personoplysninger i stedet for at slette dem
  • hvis du ønsker, at ALD Automotive skal opbevare dine personoplysninger, fordi du har brug for dem til at forsvare et retskrav
  • hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen, men ALD Automotive skal kontrollere, om de har legitime grunde til behandlingen, der kan tilsidesætte dine egne rettigheder.

Berigtigelse/sletning. Du kan også anmode om, at vi berigtiger, ændrer eller sletter alle oplysninger, der er ufuldstændige, forældede eller unøjagtige.

Du kan anmode om sletning af dine personoplysninger i følgende tilfælde:

  • hvis dine personoplysninger ikke længere er nødvendige i forbindelse med databehandlingen
  • hvis du har trukket et samtykke til databehandling tilbage, der udelukkende er baseret på et sådant samtykke
  • hvis du har gjort indsigelse mod databehandlingen
  • hvis personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse, der gælder for ALD Automotive. Vi træffer rimelige foranstaltninger for at informere andre ALD Automotive-enheder, der kan være involveret i databehandlingen, om sletningen.

Indsigelse. I visse tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores ellers legitime behandling af dine personoplysninger. Du kan også til enhver tid gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles til direkte markedsføringsformål eller profilering for at sende dig målrettede reklamer.

Klageadgang. Du har endvidere ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed.

Du kan også give instrukser angående opbevaring, sletning eller videregivelse af dine personoplysninger efter din død. Disse instrukser kan være generelle eller specifikke.

 
Særlige betingelser vedrørende dine personoplysninger

Hvilke aktiviteter og personer berøres af indsamling af oplysninger?

Nærværende politik gælder for alle kilder til oplysninger, der indsamles og behandles af ALD Automotive på verdensplan i forbindelse med forskellige koncernaktiviteter, såsom leasing af firmabil, leasing af privatbil, salgssteder, tredjepartskilder, brug af vores websites eller mobilapplikationer og alle offline behandlingsaktiviteter.

Vi kan indsamle og behandle dine personoplysninger, hvis du tilhører følgende kategorier: førere af leasede biler, købere af biler gennem ALD Carmarket, leasingkunder, der indgår leasingaftaler med ALD Automotive A/S, kontaktpersoner for B2B-kunder, samarbejdspartnere, forhandlere, geografiske samarbejdspartnere, potentielle kunder, administratorer af vognparker, aktionærer, ledere osv.

Hvem har ansvar for oplysningerne?

ALD Automotive A/S udfører de herover anførte personoplysningsaktiviteter. Dette afsnit handler om behandling af dine personoplysninger af ALD Automotive A/S, som dataansvarlig.

Du kan kontakte ALD Automotive A/S her:

ALD Automotive A/S
Helgeshøj Allé 34
DK-2630 Taastrup
Telefon: +45 33 55 80 00
E-mail: kundeservice.dk@aldautomotive.com 

Hos ALD Automotive A/S kan du kontakte databeskyttelsesmedarbejderen, der har ansvar for dine personoplysninger, på data_protection.denmark@aldautomotive.com.

Hvordan og hvorfor bruger vi dine personoplysninger?

ALD Automotive A/S bruger dine personoplysninger til at tilbyde dig bedre tjenester, og indsamling samt behandling af personoplysninger sker primært med henblik på indgåelse og opfyldelse af aftaler samt levering af tjenester og tilbud i forbindelse med disse aftaler.

ALD Automotive A/S kan derfor bruge dine personoplysninger i følgende tilfælde:

(a)           Når det er nødvendigt til kontraktmæssige formål
(i)            på et generelt niveau (ALD Automotives associerede selskaber) til at administrere det kommercielle forhold til dig og/eller din virksomhed, besvare anmodninger om overslag, åbne kundekonti, efterkomme dine ordrer om tjenester og relaterede aktiviteter, administrere begivenheder, sende dig meddelelser vedrørende din kontrakt, besvare dine forespørgsler og anmodninger om verifikation, yde kundeservice, kundeledelse, support og relateret uddannelse af vores personale, der er involveret i disse aktiviteter, og til at levere andre tjenester vedrørende din konto
(ii)           til white-label-partnere: til vognparkstyringstjenester med rapporter og widgets, til nøglekunder, callcenter-bistand og opfølgning på internationale kundevognparker
(iii)          til formål vedrørende styring af internationale kunderelationer (ALD SA) i forbindelse med datterselskabers billeasingaktiviteter med kunder, der administreres af ALD SA på globalt plan, til at foretage tilfredsheds- og kvalitetsmåling, konsolidere kvalitetsinformation på verdensplan for at udarbejde en global vurdering af virksomhedens kvalitet, levere ledelsestilfredshedsundersøgelser af produkter, tjenester eller indhold og foretage opfølgning vedrørende kunderelationskrav og eftersalgsservice
(iv)          til at levere kundetilfredshedsundersøgelser til professionelle forhandlere om gensalg af leasingbiltjenester (ALD Automotives associerede selskaber) via onlineplatform til markedsføring af brugte biler, der kommer fra leasingkontrakter).
(v)           til at foretage regnskabsrapportering til ALD’s ledelse (salg, indkøb, økonomi og risiko, prisfastsættelse, forsikring), herunder faktureringskonsolidering og overskudsmål, ALD-koncernens driftsresultat, indkøb og sagsanlæg.
(vi)          til at give førere med bilovervågning-apps (f.eks. Ecodrive) eller ledere værktøjer til vognparkstyring
(vii)         til at informere kunder om resultater af kundeundersøgelser.


(b)           Med din informerede viden og samtykke
(i)            Markedsføringsformål: Vi kan bruge dine oplysninger til at kontakte dig, hvis du har givet samtykke i de tilfælde, hvor det er relevant, vedrørende nye tilbud eller tjenester og særtilbud, vi mener, du vil finde interessante, eller for at sende dig markedsføringsmateriale eller nyhedsbreve. Vi kan analysere din kundeprofil og dine præferencer og foretage markedsføringskampagner med flere kanaler via automatiserede værktøjer, kontakte dig via SMS, e-mail eller sende dig brochurer 
(ii)           Kundetilfredshed: På baggrund af målrettede markedsføringsværktøjer og -analyser kan vi sende dig kvalitative undersøgelser vedrørende vores produkter og tjenester
(iii)          Vi kan også invitere dig til at deltage i markedsføringsevents, spil eller quizzer gennem vores mobil-applikationer og/eller websites.
(iv)          Websites, cookies og nyhedsbreve: Vi kan indsamle oplysninger via cookies, der giver os en bedre oplevelse og forbedrer din browsingoplevelse og især for at gemme dine præferencer og parametre, så du sparer tid (f.eks. sprogpræferencer), gør det muligt at logge ind, foretage bekæmpelse af bedrageri og analysere effektiviteten af vores website og tjenester.

Disse oplysninger hjælper os med at forbedre vores websites og apps og dermed få en bedre forståelse for de produkter og tjenester, du foretrækker.
Vi bruger også cookies til webanalyse for at måle aktiviteten på websitet og fastlægge, hvilke områder af websitet der er mest besøgt.

Selvom vi kan installere funktionelle cookies for at lette dit besøg på vores websites eller apps, kan du udtrykke dine præferencer vedrørende de cookies, der anvendes til adfærdsmæssig målrettet reklame, under indstillinger for beskyttelse af privatlivet i din browser, der bør have funktioner til at forhindre oplysninger i at blive gemt på terminalen eller behandling af oplysninger, der allerede er gemt på en sådan terminal, medmindre du aktiverer funktionen for at tillade en sådan lagring eller behandling.
(v)          for at foretage kundeudvælgelse, kreditundersøgelser og ’kend din kunde’-behandling i forbindelse med white-label-partnerskaber for internationale kunder (dvs. ALD Automotives tilknyttede kunder og kunder med direkte tilknytning til ALD SA) og for at foretage kundebedømmelse
(vi)         vi bruger dine personoplysninger til at vedligeholde forretningsfortegnelser til juridiske, administrative og revisionsmæssige formål. Vi bruger desuden oplysningerne til at efterkomme juridiske samt forsikrings- og behandlingsmæssige krav.
 
Hvilken type personoplysninger indsamler vi, og hvorfra indsamler vi dine personoplysninger?

Vi indsamler følgende typer personoplysninger:

Identifikations- og kontaktoplysninger, såsom dit navn, efternavn, adresse, by, telefon-/mobilnummer eller e-mailadresse

  • Arbejdsmæssige oplysninger, såsom din stillingsbetegnelse eller erhvervsadresse
  • Økonomiske oplysninger/kreditoplysninger, såsom datoen for din kreditaccept eller kontraktoplysninger
  • Private oplysninger: såsom køn, fødselsdato, nationalt identitetsnummer, nationalitet, sprog eller personlige præferencer (vaner, yndlingsbil osv.)
  • Din stemme, når du ringer til ALD Automotives kundeservice, da dit opkald kan blive optaget
  • Føreroplysninger, såsom kørekortnummer/kopi af kørekort eller medarbejderkodefører.
  • Telemetri data, GPS lokaliseringsdata og køretøjs data f.eks. KM stand, hvordan der bremses og gases, hvornår bilen skal til service.

Vi kan desuden indsamle oplysninger om dig indirekte fra vores samarbejdspartnere eller sociale medieplatforme. 

Vi indsamler dine personoplysninger enten direkte fra dig (f.eks. hvis du opretter en konto på et vores websites eller foretager et køb eller ansøger om eller indgår en aftale med ALD Automotive A/S) eller passivt (f.eks. ved brug af sporingsværktøjer som browsercookies) eller fra tredjeparter (f.eks. fra forsikringsselskaber, køretøjsregisteret eller sociale medieplatforme osv.).

Cookies og andre sporingsværktøjer

For at give dig en bedre oplevelse når du besøger vores website eller bruger vores mobil-applikationer, indsamler vi visse oplysninger ved hjælp af automatiske metoder i form af forskellige teknikker, såsom cookies, pixeltags, browseranalyseværktøjer, serverlogs og webbeacons (f.eks. Google Analytics).

Hvis du bruger vores websites, kan vi indsamle oplysninger om den browser, du bruger, og om din browseradfærd.

Hvis du bruger vores mobil-app, kan vi indsamle din GPS-placering, hvis du har givet dit samtykke til det, når det er påkrævet. Vi kan også se på, hvor ofte du bruger appen, og hvor du har downloadet den.

Køretøjets drift

Når du eller din virksomhed indgår en leasingaftale eller anvender leasingydelser hos os, kan vi indsamle oplysninger om køretøjet (f.eks. nummerpladen eller køretøjets seneste ændring) og førerens adfærd (f.eks. gennemsnitshastigheden), så vi kan tilbyde leasingydelser i henhold til kontrakten og fakturere dig eller din virksomhed].

Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Al indsamling og behandling af personoplysninger skal ske på baggrund af et retsgrundlag. Dine personoplysninger kan blive behandlet med henblik på at opfylde en aftale med dig som kunde og efterkomme vores forpligtelser i henhold til aftalen, se artikel 6, stk. 1, litra b) i den generelle forordning om databeskyttelse.

Dine personoplysninger kan også blive behandlet med henblik på markedsførings- og kundetilfredshedsformål, hvis du har givet eksplicit samtykke dertil, se artikel 6, stk. 1, litra a), i den generelle forordning om databeskyttelse. Vi behandler desuden oplysninger om din adfærd på vores website, din interesse i vores tilbud og produkter samt din interaktion med os med det formål at opfylde vores forpligtelse til at give dig personlige tilbud.

Dine personoplysninger kan også blive behandlet på baggrund af en afvejning af interesser, se artikel 6, stk. 1, litra f) i den generelle forordning om databeskyttelse. Dette gælder f.eks. i forhold til at give mulighed for de vognparkstyringstjenester, der er forbundet med leasingaftalen, og som er nødvendige for at kunne kommunikere med brugeren af bilen. 
Afvejning af interesser udgør også retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i forbindelse med administration og håndtering af forsikringsspørgsmål og skader, eftersom ALD Automotive A/S har en legitim interesse i at sikre, at det leasede køretøj er korrekt forsikret, og at eventuelle skader indberettes og behandles.

I visse tilfælde har ALD Automotive A/S en retlig forpligtelse til at behandle personoplysninger, se artikel 6, stk. 1, litra c) i den generelle forordning om databeskyttelse, f.eks. for at overholde kravene i regnskabs- og skattelovgivning og lov til bekæmpelse af hvidvaskning af penge. Al denne behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovkrav.

I visse tilfælde kan vi også behandle oplysninger om dit nationale identitetsnummer, se paragraf 11, afsnit 2, punkt (1), (3) og (4) i lov om beskyttelse af personoplysninger. Dette gælder f.eks., hvis du indgår en privat leasingaftale med ALD Automotive A/S.

 
Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi har forståelse for, at du ikke ønsker, at vi giver dine personoplysninger direkte til tredjeparter til deres egne markedsføringsformål uden dit samtykke. Vi har dog ind imellem behov for at bruge samarbejdspartnere eller databehandlere for at give dig de ønskede tjenester og en bedre oplevelse med henblik på de herover beskrevne formål. Vi begrænser derfor vores deling af dine personoplysninger til følgende behov-for-at-vide-basis:

  • med interne forretningsafdelinger, såsom salg, kundepleje/kvalitetsafdeling, marketing, IT, support og vedligeholdelse. Inden for ALD Automotive-koncernen kan vi dele dine personoplysninger med andre ALD Automotive-enheder, der kun må bruge personoplysningerne i henhold til nærværende politik.  
  • med vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder f.eks. forhandlere, værksteder, dækleverandører, brændstofleverandører osv.
  • med vores serviceudbydere, såsom datahostingudbydere, callcentre, dataadministratorer, der ligger i Danmark eller inden for det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, og som instrueres i kun at bruge dine personoplysninger i henhold til vores instrukser.
  • med ikke-tilknyttede markedsføringspartnere, men kun, hvis du har givet os dit samtykke dertil.  
  • hvis det er nødvendigt at kunne påvirke salg eller overførsel af forretningsaktiver i forbindelse med en konkursbehandling, håndhæve vores rettigheder, beskytte vores ejendom eller beskytte rettigheder, ejendom eller sikkerhed for andre eller efter behov yde support til eksterne revisions-, overholdelses- og virksomhedsledelsesfunktioner. 
    når vi er forpligtet til det ved lov, f.eks. som svar på en stævning, herunder til retshåndhævende myndigheder og domstole i de lande, hvor vi driver forretning.
  • med det forsikringsselskab, hvor køretøjet er forsikret, og med eventuelle modparters forsikringsselskaber, såfremt ALD Automotive A/S er juridisk forpligtet dertil.

Bemærk, at vi også kan bruge og videregive personoplysninger om dig, der ikke kan identificere dig som person, dvs. personoplysninger i aggregeret form, der ikke længere kan identificere dig. 

(Hvor det er relevant) Levering af Telemetri data

Lovligt grundlag: I situationer omhandlede overtrædelse af Færdselsloven vil ALD udlevere den nødvendige data såfremt der af arbejdsgiveren er indhentet det nødvendige samtykke eller såfremt der er tale om legitime interesser (nødvendigt for at opfylde vores forpligtelser, som ejer af køretøjet).

Persondata (i tilknytning til Telemetridata) kan deles med henblik på at arrangere vedligeholdelse og service af køretøjet og service af Telemetrienheden. Dataen kan også deles med relevante underleverandører eller en offentlig myndighed (når det omhandler strafbare handlinger).

Hvis indsamlingen er valgfri eller obligatorisk

Når ALD Automotive A/S indsamler personoplysninger direkte fra dig og behandler dine oplysninger til markedsføringsformål, er det frivilligt at udlevere oplysningerne. Konsekvensen af ikke at udlevere oplysningerne er, at du ikke kan få information om tilbud, fordele, samarbejdspartnere osv.

Ved indsamling og behandling af personoplysninger med det formål at indgå, opfylde og administrere leasingaftalen med dig eller din virksomhed er det obligatorisk for ALD Automotive A/S at indsamle oplysningerne med henblik på at indgå og opfylde kontrakten. Hvis du ikke udleverer oplysningerne, kan vi ikke indgå eller opfylde leasingaftalen.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger, der indsamles til de herover beskrevne formål og betingelser, i en periode, der er begrænset til, hvad der er strengt nødvendigt.

Hvordan kan du kontakte os eller tilsynsmyndigheden for at indgive en klage?

Hvis du har spørgsmål, klager eller kommentarer vedrørende nærværende databeskyttelsespolitik eller vores procedurer for indsamling af oplysninger, bedes du kontakte os ved at skrive til os eller sende en e-mail til ALD Automotives databeskyttelsesmedarbejder på data_protection.denmark@aldautomotive.com.

Du kan også indgive en klage til datatilsynet, hvis du har betænkeligheder vedrørende betingelserne for ALD Automotives behandling af dine personoplysninger.

Hvad sker der, hvis vi ændrer databeskyttelsespolitikken?

Vores databeskyttelsespolitik kan blive ændret fra tid til anden, så den afspejler ændringer i den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Disse ændringer vil dog fortsat være i fuld overensstemmelse med gældende lovgivning. Vi anbefaler, at du regelmæssigt går ind på denne side for at se de seneste oplysninger om vores procedurer for beskyttelse af dit privatliv. Vi underretter dig om evt. væsentlige ændringer i henhold til loven.