Det kan være svært nok at beslutte, om virksomheden skal eje eller lease firmabilerne. For hvad koster bilerne egentlig, hvis man regner det hele med? Og hvordan får man det hele med i beregningerne? Her kommer begrebet TCO til sin ret. TCO står for Total Cost of Ownership – altså de totale omkostninger ved at eje, eller lease, et aktiv, som en firmabil er. Og det lyder jo godt. Fuldt overblik over udgifterne og dermed styr på budgetterne. Alligevel er det de færreste TCO-beregninger, der fortæller hele sandheden om, hvordan firmabilerne reelt påvirker virksomhedens økonomi. Den gode TCO-beregning tager højde for mere end kolde, kortsigtede kontanter.
Uanset om du sidder som øverste chef, økonomichef eller administrator, så kender du udfordringen: Hvad koster det egentlig at holde virksomhedens biler kørende? Hvis bilerne er leasede, så kender du sikkert den månedlige eller årlige leasingydelse, og måske har du beregninger, der viser udgifter til brændstof, forsikringer, ejerafgifter og så videre. Det kan være svært at få alle tallene med, men med lidt hårdt arbejde og – måske – lidt hjælp fra virksomhedens leasingpartner kan det dog lade sig gøre. Så langt så godt.
Alt det, der ikke passer ind i regnearket
Men hvad med alt det, der ikke lige passer ind i regnearkets rækker og kolonner? Det der ikke umiddelbart er til at sætte kroner og øre på? Jamen, det har jo ikke noget at gøre med udgifterne til firmabilerne, tænker du måske. Men den tanke vil vi gerne udfordre.
Her får du fem faktorer, du bør have med i beregningerne og i overvejelserne omkring virksomhedens bilordning, budgetter og valg af leasingpartner. Fem faktorer, der i høj grad påvirker de samlede udgifter til bilflåden, men som kan være svære at sætte tal på. Ét er dog sikkert: Hvis du ikke har dem med, så har du heller ikke et retvisende billede af biløkonomien.
1. Internt tidsforbrug for brugerne af bilerne
Det er én af de faktorer, mange ikke tænker over, men som med lidt intern research faktisk kan lade sig gøre at sætte tal på. Når medarbejderne har firmabil, så bruger de typisk også arbejdstid på at få den vasket, serviceret, repareret og så videre. For slet ikke at tale om den tid, der går med at undersøge, teste og vælge den leasingbil, de gerne vil have. Alt det, som de fleste uden firmabil, klarer i fritiden.
Hvis du undersøger, hvor mange arbejdstimer det bliver til i løbet af et helt år, så får du formentlig et tal for hver enkelt bruger, der er stort nok til, at det bør tælles med i det samlede regnestykke over udgifterne, TCO’en.
For det tager tid at vente ved vaskehallen to gange om måneden. Det tager tid at køre bilen til service på værkstedet og måske endda dobbelt tid for at få en kollega til at hente og bringe brugeren. Det tager tid at få skiftet til vinter og sommerdæk. Det tager alt sammen tid. Og tid – i hvert fald arbejdstid – er som bekendt penge. Derfor hører det selvfølgelig med i TCO-beregningen og i budgettet.
2. Internt tidsforbrug for administratoren af bilerne
Den interne administrator af virksomhedens bilflåde har ofte også andre opgaver i virksomheden. Derfor handler det om at minimere den tid, han eller hun skal bruge på at holde bilerne kørende, sikre at brugerne er glade og sikre, at samarbejdet med leasingpartneren fungerer. Et minimalt tidsforbrug til intern administration frigør ressourcer til andre opgaver, og det er penge værd.
Derfor er det vigtigt, at virksomheden har en fornuftig bilpolitik og en leasingpartner, der sikrer, at aftalerne og bilerne fungerer upåklageligt, og at både brugere og administrator altid kan få den rådgivning, der er brug for. Ellers kan der hurtigt gå mange, skønne spildte timer med selv at finde svar på noget, som den rette partner hurtigt kan hjælpe med.
For mange virksomheder er det netop også et vigtigt argument for overhovedet at lease firmabilerne i stedet for at købe dem: at slippe for bøvl og besvær, så man kan fokusere på sin egen forretning og bruge de interne ressourcer på det, der skaber værdi for virksomheden og dens kunder.
3. Medarbejdertilfredshed
Alle kan lide, når noget bare kører. Det gælder ikke mindst biler. Når de medarbejdere, der har en bil i virksomhedens bilordning, er glade og tilfredse, øger det produktiviteten, styrker rekruttering til virksomheden og meget andet. Kort sagt: tilfredse medarbejdere er penge værd på bundlinjen.
Og når medarbejderne – udover selve bilen – har de ting til rådighed, der skal til for at sikre, at den kører, som den skal, så er de som regel tilfredse. De skal kunne få hjælp til at vælge den bil, der passer til både deres og virksomhedens behov. De skal kunne få råd og vejledning om brændstoføkonomi, sikker kørsel osv. Derudover skal de have nem adgang til service og værksteder.
Alt sammen ting, som den rette leasingpartner kan hjælpe brugerne med direkte eller ved at klæde virksomhedens interne flådeadministrator godt på. For de medarbejdere, der har en firmabil, fylder den ofte meget i hverdagen, og derfor er det afgørende, at der er styr på både bil, hjælp og rådgivning.
4. Miljø- og CSR-regnskab
Firmabilerne skal matche både brugernes behov og virksomhedens profil. For de fleste virksomheder bliver den profil mere og mere grøn. Driften af firmabilerne udgør en betydelig post i miljø- og CSR-regnskabet, og derfor er det vigtigt at få den rette rådgivning og tage højde for bilernes miljøbelastning.
Miljøbelastningen bør indgå i TCO-beregningerne, selvom den er en af de faktorer, der kan være svær at sætte et nøjagtigt beløb på.
5. Virksomhedens brand og image
Det er mere end almindelig svært at sætte kroner og øre på værdien af virksomhedens image. Og det er endnu sværere at sætte beløb på, hvordan valget af firmabiler – og driften af dem – påvirker det image. Men det rokker ikke ved, at det er en faktor, der bør indgå i TCO-beregningen. For bilerne har indvirkning på, hvordan omverdenen opfatter din virksomhed, dine kolleger og medarbejdere. Og den opfattelse er penge værd.
Hvis du har svært ved at værdisætte virksomhedens image, så prøv i stedet at tænke på, hvor mange ressourcer I bruger på at opbygge og vedligeholde det. Jeres marketing- og kommunikationsbudgetter rummer formentlig også udgifter til branding, og de udgifter kan understøttes af virksomhedens valg og drift af bilflåden. Bilerne – og måden de bliver brugt på – kan måske ikke opbygge et brand, men de kan understøtte et brand. Hvis du ikke tager bilerne i betragtning, kan de potentielt være med til at skade og devaluere jeres image og dermed skade virksomheden økonomisk.
Vi ved godt, at valget af biler og leasingpartner langt hen ad vejen handler om økonomi. Selvfølgelig gør det det, og det skal det også. Vi opfordrer dig blot til at overveje, at de beregninger, der ligger til grund for det rigtige økonomiske valg, indeholder flere faktorer, end du måske umiddelbart tænker over. Det her var fem af dem.
Bidragsyder:
Søren Clausbro, Head of Sales, ALD Automotive
Udover at være en dedikeret bilentusiast, har Søren en indgående ekspertise i at sikre overblik, mobilitet og omkostningsoptimering for danske bilflåde-ejere.